Kaynak Yönetimi

Günümüzün rekabet ortamında başarıya ulaşabilmenin ve en önemlisi başarıyı sürdürülebilir kılabilmenin yolu, değişimlere hızla ayak uydurabilen dinamik bir yapıya sahip olabilmekten geçmektedir. Bu gerçeği göz ardı etmeyen işletmeler, sürekli değişimin kaçınılmaz olduğu bilgi çağında, yönetsel etkinliğin ve kurumsal verimliliğin anahtar kelimesinin “insan” olduğu gerçeğini de kabul etmiş durumdadırlar. İşletmeler para, menkul kıymet, araç-gereç, malzeme, hammadde, personel gibi faktörleri sistematik şekilde bilinçli olarak bir araya getirerek kurulur ve faaliyetlerini sürdürürler. İşletmenin çalışması için gereken bu faktörlere işletmenin kaynakları denir. İş dünyasının gündemindeki hızlı ve sürekli değişimler nedeniyle işletmelerin rekabet avantajı sağlama ihtiyaçları ortaya çıkmaktadır. Rekabet edebilmek için işletmeler ellerindeki kaynakları verimli yönetmelidir. Bu nedenle ellerindeki sermaye, insan gücü, tesis ve teçhizat gibi kaynakların en etkin biçimde kullanılması için gerçekleştirilen süreçler Kaynak Yönetimi olarak adlandırılır. Sahada farklı sektörlerde koşturan binlerce firma bulunmakta ve bu firmaların bazıları üretim yaparak bazıları hizmet vererek hayatlarına devam ediyorlar. İster üretim yapın isterseniz hizmet verin sonuçta hayatta var olma savaşı içinde gerçekleştireceğiniz faaliyetler için kullanacağınız sınırlı kaynaklarınız olacaktır. Üretim işletmesinde hammadde, makine, insan ve enerji kaynak yönetiminin konusu iken hizmet işletmesinde insanlar ve araçlardan söz edilebilir. Kaynağın cinsi ne olursa olsun öncelikle sınırlı olduğu akla gelmelidir. Sınırlı kaynaklar boşa harcanmamalıdır, kaynakların doğru bir şekilde kullanıldığını anlayabilmek için öncelikle değerlendirme yapılmalıdır. Değerlendirme yapabilmek için ölçmek ölçebilmek içinde bu bilgilere sahip olmak gerekir. Kaynakları doğru yönetilmezseişletmenin kan kaybetmesi kaçınılmazdır. Kan kaybederken aşağıdaki sorulara cevapsız kalır:

• Hammadde tüketimlerinizdeki sapmalar belirlenen aralıkta mı?

• Belirlenen birim süreler ile gerçekleşen süreler arasındaki fark kontrolünüz altında mı?

• Araç ve gereçlerimin bakım zamanları yaklaştı mı?

• Kestirimci bakım yapabilir miyim?

• Hangi hatlarım daha çok arızalanıyor?

• Arızaların çoğu neden kaynaklanıyor?

Üretim işletmelerinin olmazsa olmaz kaynak üçlüsü; hammadde, makine ve çalışanlardır. Üç kaynağın yönetim hiyerarşileri farklı olsa da birbiriyle eşzamanlı şekilde çalışmalıdır. Makine ve çalışanların yönetimi gerçekleştirilse de hammadde yönetimi doğru yapılmazsa üretimde sorunlar ortaya çıkar. Çıkan bu sorunlar planlama ve sevkiyat süreçlerini sekteye uğratır. Bu da her kaynakların doğru yönetilememesi durumunda diğer kaynakların yönetiminde aksaklıklara neden olacağı görülecektir. Başlıca İşletme Kaynakları:

1. İnsan

2. Makine

3. Stok

4. Enerji

5. Araç ve Gereçleri sıralayabiliriz.

Kaynak yönetimi, kısıtlı dünyamızda mevcut kaynakların etkin ve verimli şekilde kullanılması işletmenin ömrünü belirleyen en önemli faktördür. Darboğazların erken belirlenmesine, kaynak ihtiyaçlarını doğru tahmin etmesine ve proje seçimiyle teslimini geliştirmesine olanak tanır. Kaynaklarınızın nasıl kullanıldığını analiz etmek, atamaları en iyi duruma getirmek için aşırı kullanılan ve kapasitesinin altında kullanılan kaynakların belirlenmesini sağlar.Standart verilerle kaynakları kullanımlarını karşılaştırarak ileriye doğru kaynak planlamaların gerçeğe yakın yapılması sağlanır. Bir ürün ya da hizmet üretebilmek için gerekli yaratılan tüm ürünler ve hizmetler ile müşterilerin bağlantısını kurabilmek için pazarlama kapasitesi ve örgüte ait bilgiyi, deneyimi, beceriyi, karar vermeyi ve yaratıcılığı, bu yeteneklerin örgütlenmesini, yapılandırılmasını ve ödüllendirilmesini içeren insan kaynaklarıdır. Örgüte bugün ve uzak gelecekte rekabet üstünlüğü sağlayacak insan kaynaklarının elde edilmesi ile elde tutulmasıyla, bireysel ve örgütsel performansını artırmasıyla ilgili politikaların ve stratejilerin oluşturulmasını, programların hazırlanmasını, örgütlenmesini, yönlendirilmesini, koordine ve kontrol edilmesini içeren bir disiplindir. En önemli araçlardan biri kaynak olarak gördüğümüz stokların yönetimidir. En iyi stok yönetim sistemi ise işletmenin amaçlarına göre ihtiyacı karşılayacak şekilde dengeli bir stok bulundurmayı başarmaktır. Üretim için gerekli makine, yardımcı alet ve teçhizatın istenilen anda ve yeterli miktarda hazır olma çalışmaları da kaynak yönetiminin içeriğine dahildir. Aynı şekilde, yeterli sayıda ve istenilen nitelikte iş günün gerektiği zaman gereken yerde bulundurulması da önemli bir kaynak yönetim çalışmasıdır. İşletmeler kaynaklarını doğru yöneterek mevcut zaman diliminde hayatta kalmayı, gelecekte var olmayı ve rekabet avantajı sağlar. Bu sayede örgüt içindeki kaynakların etkinliğinde ve verimliliğinde artış sağlanır,

• Esneklikte artış,

• Verimlilikte artış,

• Sağlıklı iletişim,

• Düşük işletme maliyetleri,

• Gelir artışı,

• Kısa çevrim zamanları,

• Etkin işbirliği

Neden ERP’lere Entegre Etmek Gerekir? 1960’li yıllarda stok kontrolü ve yönetimi anlayışını destekleyen sonrasında farklı sektörlerdeki kurumlarda, Finans, İnsan Kaynakları, Mühendislik, Pazarlama, Proje Yönetimi ve benzeri yönetim sistemleri tek çatı altında toplayan ERP, bu günkü adıyla terminolojideki yerini almış oldu. Dünyada 90’lı yıllarda üretim planlama sistemlerini desteklemek amacıyla ortaya çıkan ERP uygulamaları Türkiye’de 1999 yılından itibaren kullanımı hız kazanan ERP yazılımları daha çok perakende, beyaz eşya, lojistik ve tekstil gibi sektörlerde yaygınlaşmıştır. Değişimin çok hızlı yaşandığı günümüzde, işletmelerin rekabet ortamında ayakta kalmalarını sağlayabilecek faktörlerden biri olan ERP’nin kullanılması önemli bir karardır. ERP’nin genel felsefesi hammaddenin girişinden ürünün çıkışına kadar olan tüm süreçlerin yönetimidir. Süreçlerin yönetiminde veri bütünlüğünün sağlanması en önemli kriterlerdir. ERP uygulamaları bazı noktalarda verilerin toplanması konusunda yetersiz kalması durumunda farklı uygulamalar kullanılmaktadır. Farklı uygulamalar kullanılması durumunda sistemler arasında senkronizasyon sağlamak için entegrasyon en önemli konulardan bir tanesi haline gelmiştir. Örneğin işletme ERP dışında CRM uygulaması kullanabilir. ERP de oluşan cari hesap kayıtları CRM uygulamasında da kullanılacaktır bu nedenle bu kayıtlar CRM uygulamasına, CRM uygulamasında oluşan satış kayıtları da ERP’yeentegre edilmelidir. Günümüzde ERP’ler işletmenin tüm ihtiyaçlarını karşılayamamaktadır. Bu nedenle farklı ihtiyaçlar karşısında başka uygulamalar kullanılmaktadır. Bunlardan biri de Üretim Yönetim Sistemidir. MES kavramıERP’de gerçekleştirilemeyen fonksiyonların yeterli gelmemesi sonucunda ortaya çıkmıştır. Bu kavramın ortaya çıkması ile birlikte üretim sahasının yönetimi farklı uygulamalar ile gerçekleştirilmektedir. Bu uygulamalar ile üretim sahasında kullanılan makine, insan, stok ve araç/ gereç gibi kaynakların yönetimi yapılmaktadır. İnsan gücünün sahada harcamış olduğu zaman, kullanılan makinelerin tükettikleri enerji, tüketilen hammaddeler işletme için direk maliyet unsurlarıdır.MES sistemleri ile toplanan bu veriler kaynakların doğru yönetilip yönetilmediğine dair verileri barındırır aynı zamanda maliyet muhasebesini besler. Hangi makinede hangi çalışanın ne ürettiğini, üretim yaparken hangi hammaddeleri tükettiklerini entegre ettiğimizde ERP fonksiyonlarının doğru çalışması sağlanır:

1. Veri bütünlüğü

2. Çift Veri Girişi Önleme

3. Zaman Kayıplarının Önlenmesi

4. Malzeme İhtiyaç Planlaması

5. Üretim Planlaması

6. Stok Yönetimi

7. İnsan Kaynakları Yönetimi

8. Araç ve Gereçlerin Verimliliği

Entegre edilmeyen veri işletmeye güç değil büyük bir külfet getirir. “Veri” anlamlı şekillere dönüşmedikten sonra çöp yığınından farksız, kafaları yoran bir katman haline gelir. Bu katmanlar işletmenin içerisinde yer alan farklı uygulamalardan üretiliyor olabilir. Üretilen bu veriler ERP’lereentegre edilmesi durumunda anlamlı ve kullanışlı bilgilere dönüşür.